• Critérios de minimização de dados e redução de risco, evitando conservar ou divulgar dados pessoais além do necessário, em especial aqueles que possam representar riscos para os participantes;
• Conformidade com as condições do consentimento obtido junto dos participantes, quando aplicável, e/ou o regime jurídico aplicável;
• Políticas institucionais e orientações de preservação documental e arquivística na administração pública, designadamente as emanadas pela Direção Geral dos Livros, Arquivos e Bibliotecas (DGLAB).
No plano da minimização, redução de riscos e conformidade com o consentimento, o que se anonimiza são tipicamente os dados pessoais recolhidos junto dos participantes — por exemplo, respostas a questionários, entrevistas, imagens ou registos biométricos — que não sejam necessários à conservação administrativa. O momento da anonimização deve respeitar os prazos e políticas de conservação aplicáveis, incluindo a necessidade de demonstrar a integridade científica do processo de investigação.
Já as políticas de preservação documental e arquivística incidem sobretudo sobre os documentos administrativos e processuais que integram os processos de investigação – por exemplo, modelos formais, dados administrativos, artigos, constituição das equipas, tramitação de autorizações, contratos, relatórios, correspondência institucional, avaliação de projetos, prémios, entre outros. Estes processos constituem arquivos de interesse público, cujos dados e informações não são elimináveis, devendo ser mantidos integralmente. No contexto da conservação administrativa, admite-se a pseudonimização reversível para proteção de dados pessoais, mas não a anonimização irreversível, uma vez que os dados devem manter a possibilidade de reversão quando for necessário comunicá-los ao público enquanto em arquivo definitivo.