Uma licença institucional é contrato formal celebrado entre uma instituição (por exemplo, universidade, centro de investigação ou hospital) e o fornecedor de software. Este contrato garante direitos de utilização, estabelece responsabilidades e define condições de segurança e conformidade legal, nomeadamente em matéria de proteção de dados. O uso de software com licença institucional oferece, em regra, maior previsibilidade e segurança jurídica do que a utilização de software gratuito, open source ou adquirido individualmente pelos investigadores, que pode não assegurar salvaguardas equivalentes.