A equipa de investigação deve conservar, no plano de gestão de dados, no arquivo do projeto ou em registo próprio, de acordo com as políticas da instituição, os registos relativos ao apagamento ou à anonimização irreversível dos dados pessoais dos participantes.
Este registo deve incluir, pelo menos:
• a data em que ocorreu a eliminação ou anonimização;
• se anonimizados, o local onde ficam conservados;
• a identificação dos conjuntos de dados ou categorias de dados eliminados ou anonimizados;
• o tamanho aproximado dos dados apagados (por exemplo, em kilobytes ou megabytes);
• a identificação da pessoa responsável pela operação de eliminação ou anonimização;
• o método utilizado (ex.: eliminação segura, destruição física de suportes, sobrescrita de dados, anonimização irreversível, etc.);
• e, quando aplicável, a referência à norma ou à política interna que determinou o prazo e o procedimento de eliminação.
Os registos devem ser mantidos pelo período necessário para efeitos de auditoria, conformidade e rastreabilidade, nos termos das políticas de gestão de dados, de proteção de dados e de conservação arquivística da instituição.