Por exemplo, ainda que um conjunto de dados não possa ser disponibilizado em acesso aberto por não cumprir as condições de anonimização ou por conter informações sensíveis e/ou sujeitas a direitos de terceiros, a publicação dos metadados continua a ser necessária pois permite dar visibilidade à existência do estudo, identificar o responsável pela investigação e promover a transparência e a possibilidade de contacto para eventuais pedidos de acesso controlado, a ser regulado por acordo formal.
Os metadados devem permitir compreender como e em que contexto os dados foram produzidos e processados, garantindo a interpretação correta, a rastreabilidade das versões e o suporte à validação científica dos resultados. Devem igualmente documentar transformações efetuadas, processos de anonimização e restrições de uso aplicáveis.
Sempre que possível, devem ser adotados padrões reconhecidos de metadados, como Dublin Core, DataCite ou CERIF, em conformidade com as recomendações do repositório institucional e das políticas institucionais de gestão de dados. A adoção destes esquemas facilita a interoperabilidade entre sistemas, melhora a descoberta e o acesso aos dados, e promove a reutilização responsável por outros investigadores e projetos.